Как составить письмо-требование о возврате задолженности

Если вам не возвращают деньги по займу, за товары или услуги, суд — крайняя мера. Разбирательство длится долго, требует расходов и не всегда приводит к желаемому результату.

Начните с мирного урегулирования — вежливо попросите рассчитаться по обязательствам. Возможно, человек действительно забыл о долге или столкнулся с финансовыми трудностями.

Объясняем, как составить письмо о возврате задолженности так, чтобы документ имел юридическую силу.

Что такое письмо о задолженности

Это документ, который напоминает второй стороне о задолженности и побуждает к уплате. 

Существуют похожие по смыслу документы: уведомление и досудебная претензия. Они тоже призваны напоминать должнику об обязательствах. Тем не менее, это три разных документа. Разберемся в различиях.

В отличие от уведомления, письмо носит менее формальный характер и составляется в произвольной форме. Это как дружеское напоминание о том, что хорошо было бы рассчитаться по долгам. Без жестких требований и упоминаний последствий. 

В отличие от досудебной претензии, письмо не содержит прямого указания на обращение в суд, хотя может использоваться как доказательство в случае дальнейшего взыскания. Претензия может быть обязательным этапом урегулирования спора по условиям договора или по закону. А письмо направляется по желанию и инициативе кредитора.

Письмо о задолженности используют, когда нужно мягко напомнить о долге и найти компромиссное решение. Вот некоторые случаи, когда будет эффективно направить письмо о задолженности:

• Если важно сохранить партнерские отношения. Когда должник — давний надежный контрагент, который до этого не допускал просрочек оплат. Вероятно, у него возникли временные трудности. В этом случае важно сохранить взаимовыгодное сотрудничество и предоставить возможность расплатиться с долгами без серьезных последствий.
• Когда должник — родственник или знакомый. Устное напоминание о долге не будет иметь никакой силы, если в будущем дело дойдет до суда. Правильно составленное письмо не только напомнит должнику о сумме и сроке уплаты долга, но и станет доказательством мирного урегулирования в случае судебного разбирательства.
• Если сумма задолженности незначительная. Иногда контрагент не платит, думая, что небольшой долг прощен, забыт или затерялся в документах. Когда таких дебиторских «хвостов» от разных организаций накапливается много, сумма становится ощутимой. Письмо позволит в мягкой форме напомнить должникам об обязательствах. 

Подытожим: смысл письма о задолженности в том, чтобы обозначить факт наличия долга и предложить пути решения.

В каких случаях направляют письмо должнику

Письмо о задолженности применяют как для бытовых долгов между физлицами, так и для коммерческих отношений.

Вот примеры взаимоотношений между простыми людьми и самозанятыми лицами, когда может потребоваться письмо о долге:

Задолженность часто возникает между предпринимателями и юрлицами. Вот несколько ситуаций:

Первое, что вы можете сделать, если вам задолжали денег — мягко напомнить об этом. Лучше сразу в письменном виде. Даже если в договоре не предусмотрено подобных способов урегулирования конфликта, письмо о задолженности не помешает, а поспособствует быстрому возврату средств.

Как правильно написать письмо с просьбой об оплате: содержание, образец

Такое письмо пишется в свободной форме, поэтому четко установленных шаблонов нет. Но мы расскажем, какие пункты стоит обязательно включить и дадим образцы писем на разные случаи.

Важно соблюдать деловую этику и придерживаться формального стиля письма. Нужно понимать, что если дело дойдет до суда, этот документ может использоваться в качестве доказательства попытки мирного урегулирования. И оформлен он должен быть соответствующе.

Если есть фирменный бланк, используйте именно его. Если нет, то в шапке письма укажите свои контакты, адрес и реквизиты и те же данные второй стороны.

В основной части опишите суть: долг такой-то по договору такому-то. Сошлитесь на документ, подтверждающий взаимоотношения и обязательства — договор, расписку, акт выполненных работ. 

Важно: четко пропишите сумму долга с расшифровкой на текущий день. Если по условиям договора или по закону начисляется неустойка или проценты на сумму долга, то укажите сколько уже накапало.

Установите срок, приемлемый для добровольного погашения долга. Например, в течение 10–14 дней.

На заметку: срок в 7 дней является разумным согласно ст. 314 Гражданского кодекса РФ. Именно неделя дается на погашение долга, если иное не предусмотрено соглашением между сторонами.

Обязательно укажите корректные банковские реквизиты или другие способы внесения оплаты — это продемонстрирует ваш конструктивный подход к делу. Так, должник не сможет уклониться от оплаты по причине незнания куда платить. 

В письме можно указать на законные последствия неуплаты: пени, штраф или проценты — если они предусмотрены договором или нормативным актом.

Практический совет: предложите должнику отсрочку или рассрочку платежей. Это способствует сохранению позитивных отношений и помогает другой стороне справиться с финансовыми трудностями в мягкой форме.

В конце письма обязательно поставьте дату и подпись.

Образец письма с требованием о погашении задолженности

Вот примеры писем с просьбой погасить долг для разных случаев:

Доставка письма должнику: какой способ лучше

Главное, о чем надо помнить при выборе способа доставки — важно зафиксировать факт получения письма. Именно этот критерий будет иметь вес, если дело дойдет до суда и придется доказывать, что вы пытались достучаться до должника.

Вот как можно передать письмо о задолженности:

• Личное вручение под расписку. Понадобится два экземпляра письма, один передаете должнику, на втором он ставит пометку: «Экземпляр письма получил(-а), ФИО, дата, подпись». Документ, врученный под расписку, имеет высокую юридическую значимость.
• Вручение через нотариуса. Таким способом можно передать документ из одного города в другой. Отправитель обращается к нотариусу в своем городе, он преобразует документ в электронный формат, заверяет его и отправляет нотариусу в город получателя. Это безупречная с юридической точки зрения процедура, но требующая некоторых затрат.
• Заказное письмо с уведомлением о вручении через «Почту России». Отправлять нужно по адресу официальной регистрации должника или по адресу, указанному в договоре. Даже если должник не получит письмо и оно вернется, он будет считаться надлежаще уведомленным. Это юридически надежный способ, уведомление можно использовать как доказательство в суде.
• По электронной почте. Это быстро, не затратно и удобно. Но потребуется подтверждение доставки — скриншот или отчет о прочтении. Юридическую силу будет иметь в двух случаях: если этот способ оговорен в договоре или если ранее стороны активно обсуждали данный вопрос по email.
• Мессенджеры. Самый слабый с юридической точки зрения способ. Суды принимают скриншоты, но их нужно правильно оформлять (в идеале — нотариально заверять). Подходит для неформального напоминания, но не как основное доказательство уведомления.

Возможные ответы на письмо о задолженности

В ответ на письмо должник может дать разную реакцию.

В лучшем случае, молча погасит долг в указанный срок. 

Неплохим вариантом будет, если должник внесет часть суммы и попросит рассрочку остатка. Это значит, что он признает долг и не уклоняется от исполнения обязательств.

Есть и другой вариант: должник сообщает, что сейчас денег нет и просит отсрочку с указанием причин. В данном случае у кредитора есть выбор: пойти навстречу и установить новую дату платежа или идти в суд и требовать всю сумму.

Нежелательный сценарий: должник прямо отказывается платить или игнорирует письмо. Если сумма долга меньше 500 000 рублей, взыскать ее можно по судебному приказу — это быстрее и проще, чем полноценное разбирательство. Если задолженность больше, придется подавать иск о взыскании.

Гарантийное письмо об оплате задолженности

Если у должника нет возможности погасить долг единовременно, оптимальным решением будет — признать долг и обязаться уплатить его по новому графику. Эти условия закрепляют в гарантийном письме.

Документ включает в себя новый график: с датами и суммами, согласованными обеими сторонами. 

Гарантийное письмо подтверждает готовность к мирному урегулированию спора — это плюс для должника. Есть и преимущество для кредитора — гарантийное письмо, в котором должник признает обязательство, прерывает течение срока исковой давности. С момента получения такого письма трехлетний срок начинает течь заново. 

Что делать, если должник игнорирует письмо-требование

Составьте официальную досудебную претензию по всем правилам и с указанием всех правовых последствий. Зафиксируйте факт ее получения. Сохраняйте все документы и переписки — они пригодятся в суде.

Если это не помогло, то дальше есть два варианта: передать долг коллекторам или пойти в суд.

Коллекторы. Привлечение коллекторских агентств для взыскания долгов между физлицами до 50 000 рублей не регулируется законом № 230‑ФЗ (ч. 2 ст. 1). Для долгов свыше этой суммы коллекторы обязаны состоять в реестре ФССП и соблюдать установленные ограничения. Для долгов перед организациями закон действует независимо от суммы.

Судебное взыскание. Обратиться в суд можно в течение трех лет с момента нарушения обязательства. Если долг основан на письменном договоре или расписке и не превышает 500 000 рублей можно обратиться в суд с заявлением о вынесении судебного приказа. Это упрощенная и быстрая процедура без вызова сторон. Если должник в течение 10 дней не представит возражения, приказ вступит в силу и будет исполнительным документом. Если должник отменил приказ, можно подать исковое заявление.