Заявление на получение справки 2-НДФЛ у работодателя: образец и инструкция

В этой статье — инструкция, как оформить справку о доходах и налогах физлица в 2025 году. Рассказываем, как правильно написать заявление, какой срок оформления справки по закону и где получить сведения о доходах, если невозможно связаться с работодателем.

Что такое справка 2-НДФЛ и зачем она нужна

Справка 2-НДФЛ — это официальный документ о доходах физического лица и удержанном с них налоге на доходы (НДФЛ). В справке указывают только официальные и налогооблагаемые доходы. Например, заработную плату, премии, отпускные, стипендии.

«Справка 2-НДФЛ» — это устаревшее название документа. С 2021 года правильно говорить «справка о доходах и суммах налога физического лица». Новое название справки о доходах и налогах физлица утверждено Приказом ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@. Но многие по-прежнему называют ее по-простому: «2-НДФЛ».

Справка может понадобиться в разных ситуациях:

• При оформлении кредита, ипотеки — чтобы официально подтвердить платежеспособность.
• Для получения налоговых вычетов. Например, на детей, при покупке жилья, за платное образование, медицинские услуги, покупку лекарств.
• В процедуре банкротства физического лица. Здесь справка 2-НДФЛ нужна, чтобы подтвердить неплатежеспособность — доказать суду невозможность погашения долгов для их законного списания.

• При трудоустройстве, чтобы новый работодатель понимал, в каком размере были получены налоговые вычеты на детей на прошлом месте работы (есть ограничение по сумме в год). Если у сотрудника нет детей или до этого он не работал, справку можно не предоставлять.
• Для оформления визы.
• При назначении пособия по безработице и в других случаях.

Кто может получить справку о доходах

Получить справку может гражданин, который официально работает или работал ранее и платит налог с доходов. В том числе:

• Сотрудники по трудовому договору или внештатные сотрудники по договору ГПХ.
• Женщины в декрете.
• Уволенные сотрудники.

ИП и самозанятые не могут получить справку 2-НДФЛ, так как у них нет работодателя, который удерживает налог. Чтобы подтвердить доходы, предприниматели используют другие формы документов.

Справку о доходах выдает работодатель по заявлению работника. Также документ можно загрузить через Госуслуги и личный кабинет Федеральной налоговой службы (ФНС).

Иногда при оформлении кредитов просят сделать справку о доходах по форме банка. Например, если гражданин трудоустроен неофициально. Такая справка отличается от 2-НДФЛ свободной формой — в каждом банке она своя.

Как написать заявление на справку 2-НДФЛ

Чтобы запросить на работе справку о доходах, необходимо написать заявление в свободной форме и передать его в бухгалтерию. На изготовление справки работодателю предоставляется до 3 дней — согласно статье 62 ТК РФ.

Рассказываем, как правильно написать заявление для получения справки 2-НДФЛ.

Структура и содержание

Утвержденного бланка заявления не существует, но есть обязательные пункты. В правом верхнем углу добавьте шапку заявления. В ней укажите:

• Кому подаете заявление: ФИО руководителя организации.
• От кого: ФИО, должность и подразделение.
• Сведения о заявителе: паспортные данные, адрес проживания с индексом, номер телефона.

Далее по центру напишите: «Заявление». В основной части укажите:

• Период, за который требуется справка о доходах.
• Количество экземпляров.

В конце заявления поставьте дату и подпись.

Указывать цель получения справки не нужно. Работодатель не вправе запрашивать эти сведения и тем более отказывать из-за того, что не указана причина.

Образец заявления на справку 2-НДФЛ

Некоторые компании используют собственные бланки для заявлений. Уточнить информацию и получить образцы можно в кадрах или бухгалтерии. Если специально установленного бланка нет, подойдет стандартная форма. Можно написать заявление от руки или напечатать на компьютере. Подпись проставляется собственноручно.

Как подать заявление работодателю на выдачу справки

Чаще всего заявление подают главному бухгалтеру, реже — руководителю кадровой службы. Уточните в своей организации, кто именно занимается выдачей справки.

Если вы находитесь не на рабочем месте, отправить запрос можно по электронной почте или заказным письмом. Готовую справку вам также смогут отправить по электронной или обычной почте.

На заметку: по умолчанию выдача справки 2-НДФЛ производится лично в руки заявителю. Передать ее через другого сотрудника или кого-то еще без нотариальной доверенности — нельзя.

Иногда сотрудники не пишут заявление, а идут в бухгалтерию и устно просят выдать справку. Это не запрещено, но есть риск, что документ не сделают в положенные сроки. Поэтому в юридическом плане безопаснее — подавать заявление на получение справки 2-НДФЛ письменно. Это позволит отсчитать трехдневный срок и при необходимости доказать факт обращения за документом.

Сроки предоставления справки 

По общему правилу справка о доходах выдается работодателем в течение трех рабочих дней после получения письменного заявления работника. 

Работодатель может увеличить срок до пяти дней, но нужно письменно уведомить об этом работника и объяснить причину задержки.

Если отправили заявление на выдачу справки почтой, то отсчет начинается не с даты, указанной на заявлении, а со дня получения письма работодателем.

Чтобы получить документ в день увольнения, заявление необходимо подать заранее. Некоторые работодатели выдают справку 2-НДФЛ по собственной инициативе — в день увольнения работника вместе с комплектом документов. Но это не обязанность, а право компании.

Запрашивать справку о доходах можно неограниченное количество раз — работодатель не вправе лимитировать количество обращений.

Срок действия 2-НДФЛ

Период действия справки законом не ограничен. Каждое ведомство устанавливает свои правила при запросе документов. 

Например, для оформления кредитов и займов срок действия справки составляет от 10 до 30 дней. Ограничение связано с тем, что банки и МФО хотят видеть текущую финансовую ситуацию заемщика.

К справке, предоставляемой в суд, обычно таких ограничений не применяют. Там важен период, за который указаны данные, а не срок давности ее оформления. 

Что делать, если работодатель не выдает справку 2-НДФЛ

Сделать справку о доходах по запросу сотрудника — обязанность работодателя. Отказать, затянуть выдачу справки больше чем на 3 дня или потребовать плату за нее — значит нарушить закон. 

Справку можно запросить за любой период: за месяц, три месяца, полгода, максимально 5 лет. Ограничение срока связано с тем, что организации не обязаны хранить налоговые документы больше 5 лет.

Если права работника нарушены, за защитой можно обратиться в трудовую инспекцию, прокуратуру и суд.

За нарушение правил выдачи справки о доходах предусмотрены штрафы по статье 5.27 КоАП РФ:

• От 30 000 до 50 000 рублей для организаций.
• От 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и ИП.

Другие способы запросить справку 2-НДФЛ

Есть несколько случаев, когда получение справки через работодателя невозможно:

• Организация ликвидирована.
• Потеряны контакты и нет связи с бывшим работодателем. 

Если нужны данные за предыдущие годы, необязательно обращаться к работодателю. Можно выгрузить справку 2-НДФЛ самостоятельно: онлайн через личный кабинет налоговой или Госуслуги.

Получить сведения о доходах «по сегодняшний день» и за текущий год возможно только через работодателя. Так как сведения с работы в налоговую за прошедший год передают в начале следующего. В ФНС просто не будет актуальных сведений. Аналогично и с Госуслугами — там доступны сведения только за предыдущие годы.

Через личный кабинет ФНС

Порядок получения справки на сайте налоговой:

1. Зайти на сайт nalog.ru через подтврежденную учетную запись (с помощью ЕСИА Госуслуги) или по логину (ИНН) и паролю.
2. Перейти в раздел «Доходы», затем — «Сведения о доходах» и «Справки о доходах». Если информации о доходах нет, отобразится соответствующее сообщение.

3. Выбрать период, за который нужна справка. Доступны данные только за три предыдущих календарных года.
4. Развернуть и скачать документ.

Справка загрузится в формате PDF. Документ имеет электронную подпись ФНС и юридическую силу.

За 2025 год сведения будут доступны после передачи работодателем данных в ФНС, но не позднее 25 февраля 2026 года.

Через Госуслуги

Чтобы скачать справку о доходах через Госуслуги:

1. Откройте профиль на портале. Чтобы получить справку, нужен авторизованный аккаунт. Подтвердить личность можно с помощью банка, через МФЦ или «Почту России».
2. Перейдите в раздел «Документы». Выберите «Доходы и налоги», затем — «Справки 2-НДФЛ». Если данных о доходах нет, это означает, что информация пока не поступила в ФНС или еще не была обработана.

3. Запросите справку, выберите нужный год.
4. Скачайте документ в формате PDF.

Справка формируется автоматически на основе данных ФНС и подписывается электронной подписью. Поэтому, как и в предыдущем способе, сведения доступны за три предыдущих года.

Особые случаи получения справки 2-НДФЛ

Если нужно получить справку о доходах от бывшего работодателя, удобно отправить запрос почтой — заказным письмом с уведомлением о вручении. Работник имеет право запрашивать эти сведения в течение пяти лет со дня увольнения. 

В этом случае применяются все те же нормы закона, что и с действующим работодателем: срок оформления справки не более 3 дней. Если бывший работодатель молчит или отказывается делать документ, обжаловать его действия (бездействие) можно через трудовую инспекцию.

Если организация ликвидирована, справку можно запросить в налоговой инспекции по месту учета организации. Для подтверждения трудовых отношений может потребоваться копия трудовой книжки. Налоговая предоставляет сведения о доходах на основании отчетности работодателя, поступившей ранее.