Досудебная претензия: как написать и отправить претензионное письмо

И в бизнесе, и в быту иногда возникают конфликтные ситуации. Должник отказывается возвращать деньги, поставщик привозит товар ненадлежащего качества, подрядчик не выполняет работу в срок. Если не получается решить спор мирным путем, приходится обращаться в суд. Но сначала нужно составить и отправить второй стороне досудебную претензию, иначе иск могут не принять.

Что это за документ, когда он необходим, как его правильно написать и что делать потом, объясняем в статье.

Что такое досудебная претензия и зачем она нужна

Досудебная претензия — это письмо, которое пострадавшая сторона направляет партнеру, нарушившему договор, прежде чем обратиться в суд. В документе заявитель объясняет, какие условия нарушены, называет требования и предупреждает о намерении подать иск, если контрагент эти требования не выполнит.

По-другому претензию иногда называют жалобой, но это не совсем верно. Суть обращений похожа, разница — в адресате: претензия направлена второму участнику договора, а жалоба — в вышестоящие инстанции.

Как правило, при любом конфликте стороны сначала пытаются решить спор на уровне переговоров. Если договориться не получается, пишут досудебную претензию. Если и это не приводит к результату, подают в суд.

Досудебную претензию может написать обычный человек, действующий в своих интересах, индивидуальный предприниматель или организация.

В каких случаях необходимо писать досудебную претензию

Без претензии нельзя обойтись в двух случаях:

1. Когда досудебный порядок обязателен по закону.
2. Когда такой способ урегулирования прописан в договоре.

По закону в досудебном порядке решаются гражданско-правовые споры о взыскании денег — например, с юридического лица или ИП. Другие ситуации, когда законодательство требует сначала писать претензию и только потом подавать в суд, перечислены в Постановлении пленума ВС РФ № 18 от 2021 года. Назовем некоторые из них:

Досудебная претензия обязательна в большинстве споров между ИП и юридическими лицами. Часто без нее не обойтись в конфликтах между продавцами и потребителями. Например, досудебного урегулирования по закону требуют споры с банками, страховыми компаниями, поставщиками услуг связи. Так, если на почте повредили ценную посылку и не хотят компенсировать ущерб, нужно сначала писать претензию.

При заключении договора участники сделки могут условиться о претензионном порядке решения споров, даже если по закону он является обязательным. В этом случае пункт о досудебной претензии — ее форме, способе отправки, сроках ответа и других условиях — включают в соглашение. Если претензионный порядок прописан в договоре, соблюдать его обязательно: сначала досудебная претензия, потом иск.

Когда без претензии можно обойтись

Если ни в законе, ни в договоре нет указания на обязательное досудебное урегулирование, претензию писать необязательно, можно сразу подавать в суд. В частности, к таким ситуациям относятся:

Несмотря на то, что в этих случаях наличие претензии необязательно, все же лишней она не будет. Попытка решить конфликт мирным путем ускорит дело и убедит суд в добросовестности истца, а значит, увеличит шансы на положительный исход.

Как составить досудебную претензию: инструкция

Закон не выставляет четких требований к оформлению и содержанию претензии. Однако это не значит, что можно писать что угодно и как угодно. Оптимально, когда в претензии и иске содержится одна и та же информация. Поэтому заранее продумайте, что будете писать в исковом заявлении, и составьте краткую выжимку — это и будет досудебной претензией.

Письмо составляется в двух экземплярах: один остается у отправителя, другой вручается адресату.

Структура и формат

Хотя строгих правил оформления претензии нет, необходимо соблюдать общие требования к официальным документам. Пишите в деловом стиле, избегайте эмоциональных выражений. Изобретать формулировки необязательно: можно взять готовый шаблон и заполнить его информацией. Объем претензии не должен быть слишком большим: 1–2 страниц достаточно, если, например, сторонами спора выступают физические лица.

Кроме того, желательно соблюдать определенную структуру документа. Как правило, в него включают следующие блоки:

1. Шапку с реквизитами.
2. Описание ситуации.
3. Требования.
4. Дату и подпись.

Разберем, что писать в каждом блоке.

Шапка и реквизиты

В правом верхнем углу страницы пишут данные отправителя и адресата:

Под шапкой в центре страницы пишут название документа, например, «Претензия о расторжении договора купли-продажи».

Описание ситуации и обстоятельств спора

Основную часть претензии можно начать со ссылки на документ, подтверждающий сделку. Если это договор, укажите его название, номер, дату заключения, предмет и стоимость.

Далее в хронологическом порядке изложите события, которые привели к конфликту:

Формулировка требований

Главное правило — требования должны быть конкретными. Четко напишите, чего вы ожидаете от контрагента. Так, если это возврат денег, назовите точную сумму, приведите формулу расчета и не забудьте о реквизитах банковского счета, куда нужно перевести средства. Если это замена товара, — укажите наименования и объем партии. Если партнер должен доделать работы — перечислите, какие именно. Независимо от сути требований в претензии обязательно пишутся сроки, когда их необходимо выполнить.

Заключительная часть и подпись

Заканчивают претензию предупреждением о том, что в случае неисполнения требований заявитель намерен обратиться в суд. Также в заключительной части необходимо указать срок ответа на претензию.

В конце документа — подпись и дата подачи.

Что прикладывать к претензии

К письму необходимо приложить доказательства того, что вы выполнили условия, а партнер их нарушил. Это могут быть:

Примеры претензионного письма

Содержание заявления зависит от предмета претензии и требований. В качестве примера покажем, как выглядят письма для распространенных случаев. Из предложенных шаблонов можно использовать тот вариант, который больше остальных подходит к вашей ситуации.

О возврате денег

Обычно такую претензию подают, когда качество приобретенного товара не соответствует заявленному. Покупатель напоминает об обязательствах сторон по договору, подтверждает, что исполнил свои, и объясняет, что именно продавец сделал не так. Оставляем подробную инструкцию, как составить претензию о возврате денег.

При нарушении сроков

В договоре поставки всегда прописывается срок передачи товара, поэтому добавьте ссылку на этот пункт в тексте самой претензии. К письму необходимо приложить документы, подтверждающие факт оплаты. Требования в претензии указываются по желанию: это либо возврат предоплаты, либо поставка товара в новые сроки. При этом в любом случае можно потребовать выплату неустойки.

О погашении долга

Основания для возникновения долга бывают разными: просроченный кредит, нарушение обязательств по договорам купли-продажи, аренды, подряда. В претензии необходимо объяснить, почему и когда образовалась задолженность. Если одной из мер ответственности является начисление неустойки, претензия должна содержать ее размер.

На замену товара

Если товар оказался некачественным, покупатель может потребовать заменить его на такой же или похожий (с доплатой или без), бесплатно отремонтировать или оплатить ремонт, вернуть деньги. Также он вправе рассчитывать на возмещение убытков, главное — доказать их наличие и размер. К претензии нужно приложить чеки, квитанции, техпаспорт товара, заключение экспертизы, другие документы, подтверждающие позицию потребителя.

Как правильно отправить досудебную претензию

Простой и надежный способ доставить претензию до адресата — вручить ее лично. Но это не всегда возможно, иногда контрагент находится в другом городе. Поэтому обычно документ отправляют по почте. В письме на имя организации указывают юридический адрес — он есть в договоре. Претензия, адресованная физлицу или ИП, отправляется по адресу регистрации.

Бывает, что договор предусматривает другие способы подачи претензии. Например, в нем может быть указано, что в случае неисполнения обязательств контрагент направляет обращение по электронной почте или через систему электронного документооборота. В таких случаях допускается использовать эти каналы связи вместо традиционных или в дополнение к ним.

Не забудьте о сроке давности претензии и искового заявления. Для многих споров он составляет 3 года с даты, когда стороне стало известно о нарушении договора. Это означает, что составление досудебной претензии нельзя откладывать позже чем на 2 года и 10 месяцев с момента события, ведь нужно еще дождаться ответа и успеть обратиться в суд.

Для некоторых случаев действуют особые сроки давности — сокращенные или, наоборот, более длительные. Например, претензию туроператору можно отправить только в течение 20 дней с момента окончания действия договора.

Независимо от способа отправки необходимо доказать, что претензия доставлена адресату: словам суд не поверит. Подтверждениями могут служить:

Срок ответа на претензию

По общему правилу, которое определяет ГК РФ, — 7 дней. Но если речь идет о предпринимателях и компаниях, сроки увеличиваются до 30 дней. Встречаются особые ситуации, когда время ответа больше или меньше. Так, туристические компании обязаны отвечать на обращения в течение 10 дней.

В договоре стороны могут предусмотреть иной срок ответа, например, 14 дней. В такой ситуации нужно ориентироваться на договор.

При потребительских спорах необходимо руководствоваться Законом о защите прав потребителей. Срок ответа зависит от сути претензии: если покупатель настаивает на обмене товара, он составляет 7 дней, если требует вернуть деньги — 10 дней.

Пока не истечет установленный законом или договором срок ответа, заявителю бессмысленно подавать иск, суд не примет его к рассмотрению.

Что делать дальше

Когда срок ответа на претензию истечет, возможны следующие сценарии:

Как действовать дальше — зависит от реакции на претензию. Если вторая сторона согласна удовлетворить требования в полном объеме, ничего делать больше не нужно: предсудебный порядок сработал, и конфликт благополучно разрешен.

Если партнер соглашается выполнить только часть условий, нужно ориентироваться по ситуации. Бывает, что такой вариант приемлем для обеих сторон — тогда стоит пойти навстречу. Если заявитель не согласен на полумеры, есть смысл продолжить переговоры и поискать компромисс, например, предложить вернуть долг в рассрочку. Для надежности в таких случаях оформляют соглашение о досудебном урегулировании. Если же не получается прийти к взаимовыгодному решению, единственным выходом остается подача иска в суд.

Самые неблагоприятные варианты — отказ, молчание или встречная претензия — не оставляют выбора: придется решать вопрос в судебном порядке.

Подавать иск можно сразу после того, как истек указанный в законе или договоре срок ответа на претензию. Главное — доказать соблюдение претензионного порядка. Для этого нужно приложить к иску саму претензию и документы, которые подтверждают факт ее отправления.